Zawiadomienie ZAW-NR niezbędne, by zaliczyć wydatek do kosztów

Wypłacając wynagrodzenie tzw. samozatrudnionym, nieposiadającym rachunku rozliczeniowego, który znajduje się na Białej liście, zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć już w momencie dokonania pierwszej płatności na rzecz takiej osoby – nawet jeśli jednostkowa wartość faktury nie przekracza ustawowego limitu w wysokości 15 tys. zł.

Od początku 2020 r., zgodnie z art. 15d ust. 1 ustawy o CIT, przedsiębiorcy nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków – udokumentowanych fakturami wystawionymi przez podatnika VAT czynnego – jeżeli wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł brutto, a zapłata za takie faktury została dokonana na rachunek, który nie widnieje na tzw. Białej liście podatników VAT.

To problem, z którym dealerzy stykają się najczęściej w kontekście wypłat wynagrodzeń dokonywanych na rzecz osób, z którymi współpracują na zasadzie tzw. samozatrudnienia. W większości firm dealerskich zagrożenie w postaci braku możliwości zaliczenia do kosztów wydatków związanych z wynagrodzeniami tej grupy osób zdiagnozowano już w ubiegłym roku. Wciąż są jednak dealerzy, którzy wynikające z tego zagrożenia bagatelizują lub w ogóle nie są ich świadomi.

Gdzie znajduje się podłoże problemu? Tzw. samozatrudnieni to osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą, które niekiedy jednak nie posiadają firmowych rachunków rozliczeniowych, a jedynie prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, do których nie ma możliwości założenia dodatkowego rachunku VAT, a w konsekwencji nie widnieją one na Białej liście podatników VAT.

Dokonując na rzecz takiej osoby pierwszej płatności, która wynika z zawartej umowy o współpracę, należy złożyć formularz ZAW-NR, czyli zawiadomienie o dokonaniu płatności na rachunek spoza Białej listy. Co istotne, formularz ten należy złożyć także w przypadku, gdy wynagrodzenie za ten pierwszy miesiąc współpracy nie przekroczy kwoty 15 tys. zł, a nawet gdy miesięczne wynagrodzenie nigdy nie będzie przewyższało tej wartości! Dlaczego, skoro przywołany na wstępie art. 15d ustawy o CIT wskazuje taki obowiązek jedynie dla transakcji powyżej 15 tys. zł? Kluczowe znaczenie w tej sytuacji ma to, że obowiązek zapłaty na rachunek z Białej listy dotyczy nie poszczególnych faktur i ich wartości, ale transakcji.

Wartość transakcji należy pojmować nie jako kwotę do zapłaty za dany okres rozliczeniowy, ale jako sumę płatności wynikającą z całej umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami. W konsekwencji, jeśli strony umowy są w stanie określić jej wartość, np. mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania tej umowy, to limit w wysokości 15 tys. zł należy stosować już od pierwszej płatności dokonanej na rzecz tzw. samozatrudnionego – nawet jeśli pojedyncza płatność nie przekracza ustawowego limitu.
Marta Szafarowska

Tymczasem, jak wynika z orzeczeń sądów i interpretacji wydawanych przez organy podatkowe, np. w sprawie wynagrodzeń wypłacanych przedstawicielom handlowym, którzy są jednocześnie przedsiębiorcami i rozliczają się fakturami (interpretacja o sygnaturze DPP13.8221.189.2017.CPIJ wydana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), wartość transakcji należy pojmować nie jako kwotę do zapłaty za dany okres rozliczeniowy (np. tydzień, miesiąc czy kwartał), ale jako sumę płatności wynikającą z całej umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami. W konsekwencji, jeśli strony umowy są w stanie określić jej wartość, np. mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania tej umowy, to limit w wysokości 15 tys. zł należy stosować już od pierwszej płatności dokonanej na rzecz tzw. samozatrudnionego – nawet jeśli pojedyncza płatność nie przekracza ustawowego limitu.

W konsekwencji dealer, mając wiedzę, że w pewnym momencie suma płatności na rzecz osoby, z którą współpracuje na zasadzie tzw. samozatrudnienia, przekroczy kwotę 15 tys. zł, już w momencie dokonywania pierwszej zapłaty za wykonane usługi na rachunek spoza Białej listy powinien złożyć formularz ZAW-NR. Termin na dokonanie zawiadomienia wynosi aktualnie 14 dni (pierwotnie były to tylko 3 dni, ale okres ten został wydłużony na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii w związku z COVID-19). Co istotne, jeśli kolejne wpłaty dokonywane są na ten sam numer konta, wystarczające jest dokonanie jednorazowego zgłoszenia płatności na rachunek spoza Białej listy.

Jeśli jednak dealer nie złożył formularza w przewidzianym terminie, niestety nie ma prawa do zaliczenia wydatków dokonanych na rzecz takiego współpracownika do kosztów uzyskania przychodów. Dealerzy, którzy zdiagnozowali problem w postaci braku złożenia formularza ZAW-NR w ubiegłym roku, posiłkowali się rozwiązaniem, które polegało na zwrocie przez samozatrudnionego wszystkich kwot otrzymanych od dealera od początku 2020 r.. Następnie dealer dokonywał wszystkich płatności jeszcze raz, ale tym razem składał jednocześnie zawiadomienie ZAW-NR.

Zdecydowanie większy problem mają te firmy, które nadal regulują zobowiązania wobec współpracowników, dokonując przelewów na rachunki nieznajdujące się w wykazie podatników VAT. Pisząc wprost: takie firmy nie miały prawa do tego, by wydatki poniesione w związku z wypłatą wynagrodzeń za usługi świadczone przez samozatrudnionych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – i to już za 2020 r.

W takim przypadku sugerowana byłaby weryfikacja rozliczenia CIT za 2020 r., zaś jeśli chodzi o rok bieżący – niewykluczone, że możliwe jest jeszcze zastosowanie rozwiązania, o którym mowa powyżej – opartego o zwrot otrzymanych przez współpracownika kwot i ich ponowną zapłatę z uwzględnieniem złożenia ZAW-NR. 

Autor: Marta Szafarowska

Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.