System e-faktur coraz bliżej

Ministerstwo Finansów poinformowało o zakończeniu konsultacji w sprawie projektu zmian ustawy o VAT, wdrażającego Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pilotaż programu ma wystartować już 1 października 2021 r. W ramach prac legislacyjnych procedowane mają być również zmiany w fakturowaniu – zapowiadane wcześniej w ramach pakietu Slim VAT 2.

Na wstępie krótko o tym, jakie są najważniejsze założenia Krajowego Systemu e-Faktur. Ma on umożliwić wystawienie i otrzymywanie przez podatników nowego rodzaju ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Mają one stanowić trzeci rodzaj faktur – obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz funkcjonujących dziś faktur elektronicznych (bez narzuconej struktury). Nowy rodzaj faktur ma być generowany za pomocą dotychczasowych systemów księgowych (choć zapewne – w związku ze wspomnianym ściśle określonym wzorem dokumentu – konieczna będzie ich modyfikacja), a następnie wysyłany do KSeF-u, gdzie zostanie zweryfikowany w celu dalszego udostępnienia. E-faktura zweryfikowana przez KSeF zostanie zamieszczona w systemie w celu umożliwienia jej pobrania nabywcy.

Obowiązkowo od 2023 r.?

Nowy system będzie również pełnił rolę archiwum, co oznacza, że w przypadku e-faktur nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów – nabywca w każdej chwili będzie mógł pobrać dokument z systemu. Faktury będą przechowywane w nim przez 10 lat lub – w przypadku przedłużenia okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego np. na skutek działań prowadzonych przez organy podatkowe – aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązania.

Ministerstwo przewiduje, że przed wystawieniem pierwszej faktury ustrukturyzowanej będzie należało zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o osobach uprawnionych do korzystania z systemu. Fiskusa trzeba będzie poinformować zarówno o podmiotach uprawnionych do tego, by wystawiać i wysyłać faktury ustrukturyzowane (np. pracownicy działu księgowości lub zewnętrzne biuro rachunkowe), a także o osobach, które będą miały dostęp do systemu i możliwość wglądu do zamieszczonych tam dokumentów (np. właściciele, członkowie zarządu firmy).

Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z faktur ustrukturyzowanych i towarzyszącego im systemu, Ministerstwo Finansów przewiduje kilka zachęt. Część z nich może być atrakcyjna także dla dealerów. Największych korzyści upatruję w potencjalnych zmianach w zakresie rozliczeń z importerami dokonywanych przy pomocy faktur korygujących.
Marta Szafarowska

Tymczasem, jak wynika z orzeczeń sądów i interpretacji wydawanych przez organy podatkowe, np. w sprawie wynagrodzeń wypłacanych przedstawicielom handlowym, którzy są jednocześnie przedsiębiorcami i rozliczają się fakturami (interpretacja o sygnaturze DPP13.8221.189.2017.CPIJ wydana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), wartość transakcji należy pojmować nie jako kwotę do zapłaty za dany okres rozliczeniowy (np. tydzień, miesiąc czy kwartał), ale jako sumę płatności wynikającą z całej umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami. W konsekwencji, jeśli strony umowy są w stanie określić jej wartość, np. mnożąc miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania tej umowy, to limit w wysokości 15 tys. zł należy stosować już od pierwszej płatności dokonanej na rzecz tzw. samozatrudnionego – nawet jeśli pojedyncza płatność nie przekracza ustawowego limitu.

W konsekwencji dealer, mając wiedzę, że w pewnym momencie suma płatności na rzecz osoby, z którą współpracuje na zasadzie tzw. samozatrudnienia, przekroczy kwotę 15 tys. zł, już w momencie dokonywania pierwszej zapłaty za wykonane usługi na rachunek spoza Białej listy powinien złożyć formularz ZAW-NR. Termin na dokonanie zawiadomienia wynosi aktualnie 14 dni (pierwotnie były to tylko 3 dni, ale okres ten został wydłużony na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii w związku z COVID-19). Co istotne, jeśli kolejne wpłaty dokonywane są na ten sam numer konta, wystarczające jest dokonanie jednorazowego zgłoszenia płatności na rachunek spoza Białej listy.

Jak wynika z najnowszych informacji, Ministerstwo cały czas planuje, że przepisy wprowadzające KSeF oraz faktury ustrukturyzowane wejdą w życie już 1 października 2021 r. Do końca bieżącego roku resort zamierza testować to rozwiązanie wspólnie z przedsiębiorcami – tak, by od przyszłego roku mogli z niego korzystać wszyscy chętni. W 2022 r. korzystanie z e-faktur ma mieć charakter fakultatywny. Docelowo, jeśli system się sprawdzi, stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym od 2023 r.

Resort przewiduje zachęty

Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z faktur ustrukturyzowanych i towarzyszącego im systemu, Ministerstwo Finansów przewiduje kilka zachęt. Część z nich może być atrakcyjna także dla dealerów. Największych korzyści upatruję w potencjalnych zmianach w zakresie rozliczeń z importerami dokonywanych przy pomocy faktur korygujących. Jeśli korekta będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną, to według propozycji resortu finansów nabywca będzie zobowiązany do obniżenia VAT-u naliczonego za okres, w którym otrzyma korektę. Bonus przewidziano również dla podmiotów wystawiających faktury korygujące w formie ustrukturyzowanej. Wysyłając korektę za pośrednictwem KSeF-u, sprzedawca nie będzie miał obowiązku gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej prawo do obniżenia podstawy opodatkowania. Już samo zamieszczenie e-faktury w systemie będzie bowiem tożsame z otrzymaniem jej przez nabywcę. Data publikacji tego dokumentu będzie również wyznaczała okres, w którym sprzedawca będzie uprawniony, a nabywca zobowiązany do skorygowania podatku VAT (należnego po stronie sprzedawcy, naliczonego po stronie kupującego). Może to stanowić swego rodzaju antidotum na problemy dealerów, które stworzyła pierwsza odsłona pakietu Slim VAT w zakresie korekt in minus.

Ale to nie koniec zachęt przewidzianych przez Ministerstwo Finansów. Kolejną ma być skrócenie terminu uzyskania zwrotu nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym. Dzisiejsze zasady przewidują termin 60-dniowy. Skrócony czas dla podmiotów, które zdecydują się na korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie wynosił 40 dni, choć zaznaczę od razu, że dostępny projekt ustawy przewiduje kilka dodatkowych warunków do skorzystania z krótszego terminu. 

Firmy korzystające z systemu KSeF mają być również zwolnione z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane. Powód takiej propozycji jest oczywisty: fiskus będzie miał wgląd w te faktury poprzez KSeF bez konieczności żądania ich od podatnika.

„Odnalezione” przepisy

Udogodnieniem o mniejszym znaczeniu jest w mojej ocenie – sygnalizowane na początku tekstu – zwolnienie przedsiębiorców korzystających z e-faktur z obowiązku wystawiania duplikatu faktury na żądanie nabywcy. Co ciekawe, jeszcze niedawno likwidację instytucji wystawienia duplikatu faktury zakładał projekt ustawy dotyczącej Slim VAT 2, ale w wersji skierowanej do Sejmu (i ostatecznie uchwalonej przez posłów) nie uwzględniono zmian w zakresie fakturowania. 

W tym kontekście można jednak mówić o małej niespodziance. Jak się okazuje, Ministerstwo Finansów ze zmian w fakturowaniu wcale nie rezygnuje. Według zapowiedzi resortu mają być one procedowane właśnie w ramach projektu legislacyjnego wdrażającego ustrukturyzowane e-faktury. Poza likwidacją oznaczenia „Duplikat” uchwalone mają zostać regulacje znoszące obowiązek wskazywania na fakturze korygującej przyczyn korekty oraz umieszczania oznaczeń „Faktura korygująca” lub „Korekta”. W ramach prac wdrażających e-faktury wprowadzona ma zostać też możliwość zbiorczego korygowania poszczególnych pozycji z faktury. Ostatnia z propozycji, której przyjęcie zapowiada Ministerstwo Finansów, ma umożliwić przedsiębiorcom wcześniejsze wystawienie faktury – nawet 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. To zmiana, którą docenią w szczególności ci dealerzy, którzy obsługują duże zamówienia flotowe, gdzie od momentu wystawienia faktury do dostarczenia samochodów często mija więcej niż miesiąc.

Autor: Marta Szafarowska

Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.