Nie ma wyjątków! Paragony na firmę zawsze z NIP-em

Niedawno skontaktowała się ze mną jedna z księgowych, która zadała pytanie dotyczące fiskalizowania sprzedaży w stacji dealerskiej. W przypadku tej firmy pierwszym dokumentem sprzedaży zawsze pozostaje faktura. Dopiero później transakcja rejestrowana jest na drukarce fiskalnej – niezależnie od tego, czy nabywcą jest klient instytucjonalny, czy indywidualny. Na potrzeby JPK faktury (którym towarzyszą paragony) oznaczane są symbolem FP i ujmowane zbiorczo w raporcie RO. Księgowa zapytała, czy w sytuacji, gdy to paragon jest wystawiany do faktury (a nie na odwrót – jak na ogół dzieje się w innych branżach), na paragonie musi znajdować się NIP kontrahenta? Jej zdaniem – właśnie ze względu na kolejność wystawiania dokumentów oraz fakt fiskalizowania całej sprzedaży – takiego obowiązku nie ma. Niestety, w mojej ocenie takie podejście dealera jest nieprawidłowe…

Dlaczego? Zacznę od tego, że ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą jest dobrowolne. Kasa rejestrująca to ewidencja uregulowana w przepisach prawa przeznaczona do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (i rolników ryczałtowych). Dla podmiotów gospodarczych wystawia się natomiast faktury (wyjątkiem są tu paragony o wartości do 450 zł brutto). Oznacza to, że „generowanie paragonu” nie może być sprowadzone do czynności „stricte technicznej”. Jeżeli więc dealer z własnej woli ewidencjonuje na kasie sprzedaż, której nie powinien tam ewidencjonować, to z wszelkimi tego konsekwencjami. I to nawet jeśli paragon nie jest wydawany nabywcy.

Według mojej analizy wystawienie paragonu fiskalnego bez NIP po pierwotnym wystawieniu na rzecz kontrahenta faktury zawierającej jego NIP będzie nieprawidłowe. Kluczowe według mnie są przepisy ustawy o VAT, a konkretnie art. 106 b ust. 5 i 6. Co mówi pierwszy z przywoływanych ustępów?

W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Art. 106 b ust. 5 ustawy o VAT

Brak NIP-u na paragonie (niezależnie od kolejności wystawiania dokumentów sprzedaży) może więc wiązać się z nałożeniem sankcji na dealera. Jakich? Tu kluczowy będzie przywoływany już art. 106 b ust. 6 ustawy o VAT, który przewiduje, że naruszenie przepisu dotyczącego konieczności umieszczenia NIP-u na paragonie w przypadku chęci wystawienia faktury, wiąże się z ustaleniem przez organ podatkowy dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze.

Wrócę jeszcze na moment do przepisu art. 106b ust. 5, który mówi o sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, potwierdzonej paragonem fiskalnym. Paragon taki generuje się automatycznie, niezależnie od tego czy jest wydawany nabywcy, czy nie. W efekcie, przepis ten stosuje się do każdej sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej.

Co istotne, takie stanowisko reprezentują też organy podatkowe. Mogę przywołać np. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej ze stycznia 2020 r. (sygn.: 0111-KDIB3-2.4012.655.2019.1.SR)

Dotyczyła ona firmy, której program sprzedażowy – podobnie jak u dealerów – jest skonfigurowany w taki sposób, że cała sprzedaż jest fiskalizowana. Wydrukowany paragon zostaje jednak u sprzedawcy i jest załączany do kopii faktury VAT, a nabywca nie ma wiedzy, że paragon fiskalny jest w ogóle wystawiany. Paragon nie trafia do nabywcy, dostaje on jedynie – zgodnie z życzeniem – fakturę. Dyrektor KIS, powołując się na wspomniany przeze mnie art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, stwierdził, że jeśli paragon nie zawiera numeru NIP, to nie ma podstaw do wystawienia do niego faktury – nawet, jeśli wystawienie faktury odbywa się w tym samym czasie co wystawienie paragonu i klient nie wie, że sprzedawca rejestruje tę sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Księgowej, która zwróciła się do mnie z pytaniem, zasugerowałam odejście od praktyki ewidencjonowania na kasie fiskalnej wszystkich transakcji. Na kasie rejestrującej powinna być ewidencjonowana wyłącznie sprzedaż dokumentowana fakturami niezawierającymi numeru NIP-u nabywcy. Ma to również znaczenie w kontekście podatku od sprzedaży detalicznej, który zaczął obowiązywać 1 stycznia 2021 r. (ewidencjonując sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność i nie wprowadzając numerów NIP na paragony, powstanie spór do tego czy faktycznie jest to sprzedaż na rzecz podmiotów innych niż konsumenci). 

Obserwuję, że zmiany w zakresie fiskalizowania sprzedaży wprowadza coraz więcej dealerów. Obowiązek umieszczania NIP-u nabywcy na paragonie, gdy do paragonu ma zostać wystawiona także faktura, wprowadzony do przepisów wraz z początkiem ubiegłego roku, to kolejny argument, który powinien zachęcić do zmiany polityki fiskalizacji.

Autor: Marta Szafarowska

Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.